Living Lab

Proeftuin e-mail bewaring: Gemeenten vinden elkaar in Living Lab Den Haag

Een goede informatiehuishouding is essentieel voor een goed functionerende overheid. Want zonder informatie geen politieke besluitvorming, geen beleid, geen uitvoering en geen goede dienstverlening en transparantie naar inwoners en bedrijven.

Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan in een tijd waarin digitale informatie exponentieel toeneemt. Neem alleen al het e-mailverkeer. Per tienduizenden komen de mailtjes dagelijks binnen bij overheidsorganisaties: van ‘simpele’ klachtmeldingen van inwoners tot miljoenenoffertes van ketenpartners. En omdat we bijna allemaal dagelijks e-mailen, zijn we geneigd te denken dat dit een eenvoudig proces is: druk op send en klaar! Maar zo eenvoudig is het niet. Er zijn tal van factoren die e-mailverkeer tot een complex traject maken. Zo komt een groot deel van de berichten niet in de officiële systemen, bijvoorbeeld omdat een e-mail in de mailbox van de ontvanger blijft. Daarnaast gaat het bij een goede e-mailhuishouding om archiveren, ontsluiten en het ‘aan de achterkant’ efficiënt kunnen verwerken van wat er aan ‘de voorkant’ binnenkomt.

Proeftuin op Pilotstarter

BZK onderkent het belang van goede e-mail-processing. Daarom is er een proeftuin ingericht voor e-mailbewaring waarin diverse pilots worden uitgevoerd. VNG Realisatie ondersteunt hierbij door gemeenten uit te nodigen om via de Pilotstarter mee te doen met de proeftuin. ‘We willen,samen met zoveel mogelijk gemeenten, in een living lab, werkbare concepten rond het bewaren van e-mail ontwikkelen ,’ aldus André Plat, adviseur en projectleider bij VNG Realisatie en pilotmanager van de proeftuin e-mail bewaring op Pilotstarter.

Een van deze gemeenten is de gemeente Den Haag. Daar stuitte men vooral op het grote gat dat er zit tussen het inkomende berichtenverkeer en de verwerking daarvan in de backoffice. Voor de oplossing zocht de gemeente samenwerking met Blauwborg, een bedrijf dat gespecialiseerd is in informatielogistiek.

Voorkant, achterkant

Projectleider Job Pantjes: ‘Het e-mailvraagstuk is bij veel gemeenten – en overigens ook bij marktpartijen – de olifant in de kamer. Men realiseert zich niet dat het anders en beter kan. Veel gemeenten hebben het aan de voorkant prima voor elkaar: een mooie website, waar inwoners en bedrijven hun informatie kunnen invoeren. Maar aan de achterkant leeft men nog in de vorige eeuw en wordt er nog volop uitgeprint en handmatig ingevoerd. Erger nog: doordat informatie ongestructureerd, in allerlei verschillende bestanden en bijlagen wordt aangeleverd – en de burger mag dat – wordt er ook weleens wat gemist. En een mailtje dat gemist wordt kan je tijd en geld kosten. Een organisatie die niet in control is over de informatiehuishouding is kwetsbaar. De uiterste consequentie van een slechte informatiestroom is dat er een minister wordt weggestuurd. Dat hebben we immers al eerder gezien.’

Beproeven in het living lab

Den Haag grijpt de pilot e-mailing aan om op weg naar 2020 een stap dichter bij standaardisatie te komen. Pantjes: ‘Het directe doel is het versnellen van het proces rond e-mailverkeer met behulp van e-mail processing: de geautomatiseerde ontvangst en verwerking van binnenkomende berichten. Wij hebben daar software voor ontwikkeld. Maar met software alleen ben je er niet. De gebruiker moet dat voeden met specifieke procesinformatie voor een specifiek traject. Den Haag heeft gekozen voor het proces van het aanvragen van een parkeervergunning; een mooi gemixt proces van gestructureerde en ongestructureerde data die ook nog eens via verschillende stromen binnenkomen. De grote vraag is: hoe komen al die data archiefwaardig in het systeem? Dat willen we in het living lab binnen de Pilotstarter bekijken en beproeven tussen januari-maart 2018. Met archivarissen, met proceseigenaren, met informatiemanagers. Want techniek is maar een deel van de oplossing en de software slechts een van de bouwstenen. Uiteindelijk gaat het om de kwaliteit van de informatiestroom.’

Voor het living lab in Den Haag worden gezocht:

  1. Directie, hoofden Bedrijfsvoering, informatiemanagers, adviseurs informatiemanagement, recordmanagers of hoofden DIV/DIM om kennis en expertise te leveren over (automatische) archiveringsprincipes, beveiliging, metadatering en openbaarheid.
  2. Afdelingsmanagers, proceseigenaren en adviseurs in het parkeervergunningproces die ervaring en proceskennis inbrengen over het automatisch verwerken van parkeergegevens zoals vergunningen.
  3. Afhankelijk van het aantal geïnteresseerden wordt de definitieve opzet van deelname aan het living lab bepaald. Naast deelname aan het lab ontstaat een kennisnetwerk van specialisten waarin kennis en ervaring worden gedeeld.

Meld je nu aan voor de informatiebijeenkomst Living Lab functionele e-mailbox ‘parkeervergunning’ op 17 januari 2018. De locatie van de bijeenkomst wordt zo spoedig mogelijk bekend gemaakt.